Başarılı geçiş bütün eski sütunları yeni sisteme kopyalamakla başlamaz. Önce ekip bugün bir hasta adayını nasıl alıyor, hangi bilgiyi ne zaman topluyor, kime devrediyor ve hangi durumda kayıp sayıyor soruları çıkarılır. Gereksiz alanlar taşınmadığında CRM daha hızlı benimsenir.
1. Kaynakları ve sahipliği netleştirin
WhatsApp, reklam formları, Instagram, web sitesi ve manuel yönlendirmelerin listesini çıkarın. Her yeni kaydın hangi kuyruğa düşeceği ve ilk temastan kimin sorumlu olacağı belli olsun.
2. Aşamaları gözlenebilir olaylarla tanımlayın
“Sıcak lead” gibi kişiden kişiye değişen etiketler yerine “ihtiyaç doğrulandı”, “fotoğraf bekleniyor”, “hekim değerlendirdi”, “teklif gönderildi” ve “randevu onaylandı” gibi kanıtlanabilir aşamalar kullanın.
3. Veriyi temizleyerek aktarın
Tekrar kayıtları birleştirin, telefon/ülke kodlarını standartlaştırın, sahipsiz kayıtları ayırın ve açık takip tarihi olmayan eski lead'leri ayrı kampanyaya alın. Sağlık verisi içeren alanların gerçekten gerekli olup olmadığını ayrıca değerlendirin.
4. Küçük ekiple pilot yapın
Önce bir kaynak, bir tedavi grubu ve küçük bir ekiple gerçek iş akışını deneyin. Ekran sayısını değil; ilk dönüş, eksik alan, takip gecikmesi ve dönüşüm kaydını ölçün. Akış doğrulandıktan sonra diğer ekiplere açın.